El uso de equipos de trabajo por una o dos personas solamente es uno de los errores más comunes a la hora de gestionar los recursos para la impresión en las empresas españolas. Y es que darles este uso individual eleva los costes más de un 25%. Esta es la principal conclusión que se deduce del estudio realizado por Kyocera en diferentes entornos de trabajo en el que se han analizado los procesos que utilizan las compañías para imprimir y gestionar internamente sus documentos.

Otro de los problemas es el uso de los equipos multifuncionales. Kyocera ha detectado que todavía a día de hoy, los equipos multifuncionales se utilizan únicamente como copiadoras, sin llegar a sacar de ellos todo el rendimiento que ofrecen; un hecho que se produce en el 50% de los entornos profesionales interrogados y que demuestra que realmente los usuarios no conocen todas las funcionalidades de estos equipos.

La tecnología de impresión utilizada es otra problemática que se ha detectado. Hay demasiadas empresas que todavía utilizan equipos inkjet. Este tipo de sistemas eleva los costes de impresión debido al uso de cartuchos poco optimizados, que además son muy costosos, teniendo en cuenta su duración. Existen otras tecnologías, como la láser, que utilizan componentes de larga duración que evitan el reemplazo frecuente del tambor, revelador y fusor. Así, según Lars Gomero, director de KBS, la división de Servicios Profesionales de la compañía, “cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede reducir su gasto en términos de gestión documental en más de un 25%”.