El error más común es la ubicación de equipos para grupos de trabajo en despachos, por lo que su uso individual eleva los costes más de un 25%. El empleo de equipos multifuncionales como si fueran simples copiadoras, es otra de las causas de que los

 

El uso de equipos departamentales por sólo 1 o 2 empleados es uno de los errores más comunes que se cometen en la gestión de los recursos de impresión en las empresas españolas. Esta es la principal conclusión del estudio realizado por Kyocera en diferentes entornos de trabajo en el que se han analizado los procesos que utilizan las compañías para imprimir y gestionar internamente sus documentos.
Según éste análisis, es muy habitual encontrar equipos diseñados para grupos de trabajo que son utilizados de manera individual, como si fueran impresoras personales de sobremesa, lo que supone un importante derroche de recursos y de dinero, ya que de usarse de forma correcta una compañía ahorraría un mínimo de un 25% con respecto a su gasto en impresión.

Multifuncionales sólo como copiadoras

Kyocera ha detectado que todavía a día de hoy, en un porcentaje cercano al 50% de entornos profesionales los equipos multifuncionales se utilizan únicamente como copiadoras, sin llegar a sacar de ellos todo el rendimiento que ofrecen.

Este hecho, junto a la alta inversión que las compañías han realizado para disponer de la última tecnología y de las funciones más productivas, ha llevado a Kyocera a concluir que los usuarios no conocen todas las funcionalidades de éstos equipos, limitándose a usar de forma rutinaria las más básicas.

Tecnología inkjet

Otra de las problemáticas que han detectado los consultores está relacionada con la tecnología de impresión, ya que son demasiadas las empresas que todavía utilizan equipos ‘inkjet’. Este tipo de sistemas elevan los costes de impresión debido al uso de cartuchos poco optimizados, que además son muy costosos, teniendo en cuenta su duración.

Existen otras tecnologías, como la láser, que en el caso de los dispositivos Kyocera, utilizan componentes de larga duración que evitan el reemplazo frecuente del tambor, revelador y fusor, con un ciclo de vida del kit de mantenimiento que puede alcanzar, dependiendo del modelo, hasta las 500.000 páginas.

Conclusiones

Según Lars Gomero, Director de KBS, la división de Servicios Profesionales de la compañía, “En los últimos 10 años, Kyocera ha pasado del mundo de la impresión al universo del documento, y conoce de primera mano las necesidades de los usuarios, lo que le permite ser pionero en aportar soluciones que optimizan sus procesos documentales. Con ello reducimos el gasto, aumentamos la productividad y mejoramos los flujos de trabajo y la eficiencia en entornos de oficina”.

“No en balde, añade Gomero, realizamos más de 100 consultorías anualmente, tanto en el ámbito público como privado, lo que nos sitúa como referentes en el mercado. Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede reducir su gasto en términos de gestión documental en más de un 25%”.