Expertos en gestión documental advierten a las empresas de los riesgos de suprimir todo el papel con la puesta en marcha de la gestión electrónica. AEDOC Digital celebró el 5º Aniversario de su fundación en Madrid, este 1 de diciembre, donde se abordó el paso del papel al formato digital en las empresas y en la administración pública, la implantación de la factura electrónica y la firma digital.

El camino hacia la desaparición del papel y su sustitución por el soporte electrónico en las administraciones públicas y empresas es espinoso. Ambos soportes deberán convivir hasta que se normalice la implantación del nuevo sistema y se acabe, de forma paulatina, con 5.000 años de historia y de hegemonía del papel.

Expertos en gestión documental advirtieron en el 5º Aniversario de AEDOC Digital de la gran confusión e inquietud que existe en este sentido. En la jornada organizada con este motivo en el hotel Los Galgos de Madrid, Maria del Valle Palma, directora del observatorio de documentación digital de AEDOC Digital, advirtió que “las facturas que se han escaneado con los procedimientos de digitalización certificada tienen validez tributaria pero no ante los tribunales que pueden reclamar el original”.

Por eso insistió que, tras escanear los documentos, no se eliminen aquellos en papel que puedan dar lugar a cualquier tipo de litigios o futuras inspecciones fiscales. Recomendó que antes se consulte a asesorías jurídicas y fiscales para determinar cuáles pueden suprimirse. Por el contrario, matizó, “las facturas con firma electrónica no se pueden imprimir para conservarlas al tratarse del documento original y el que debe mostrarse ante la Agencia Tributaria o tribunales”. Sólo las que incorporen un PDF417 (código que lleva los datos de la factura y la firma electrónica del fichero) pueden imprimirse.

En cualquier caso, los ponentes coincidieron en las ventajas de espacio, operatividad y de costes que ofrece a las empresas la administración electrónica, aunque en un principio suponga un esfuerzo económico y de organización. María Luisa Marín, socia fundadora de Multitec, empresa aragonesa dedicada a la gestión documental, defendió que este tipo de trabajo sea realizado por empresas especializadas, ya que cuentan con los medios y conocimientos tecnológicos adecuados.

El debate se avivó durante la mesa redonda de clausura en la que Jorge Saldaña, director de Papyrum Nexus, dijo que “de aquí a un futuro no muy lejano la digitalización debe tener valor legal. Si se admite una fotocopia ¿por qué no una factura electrónica digitalizada?”. María Luisa Marín añadió que no se le puede exigir más al documento electrónico que al papel y resaltó que “lo que hay es un desconocimiento tecnológico”.

Otras cuestiones de gran actualidad, como la custodia y almacenamiento de datos en la nube, cloud computing, y las dudas que sobre su seguridad plantea, se trataron en esta jornada. Un modelo de prestación de servicios que va a crecer en los próximos años de forma exponencial y al que deberán adaptarse las empresas dedicadas a la gestión documental.

Sergio Rodriguez Calvo, director de nuevas tecnologías de SCN Sistemas, subrayó que entre sus ventajas se encuentran los mínimos recursos económicos y de medios que exige, gracias a que el software y hardware se proporciona mediante suscripción. Ahora bien, dijo que hay que estar atentos a la hora de la firma del contrato para garantizar en todo momento la confidencialidad de los datos, su integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.

Entre otros ponentes, destacó la presencia de María del Puy Salvador, suddirectora de la biblioteca de la Universidad Pontificia de Comillas, y de Carlos Martínez, jefe de productos del área de bibliotecas Baratz, cuya exposición versó sobre las “Bibliotecas digitales”; el director de Docuconta, José Angel Salazar, y Lourdes Rodriguez, de Papyrum Nexus, que habló de la protección de datos en documentos digitales.

En la jornada se recordó que en estos momentos se encuentra en fase de exposición pública la nueva norma europea que describe los requisitos que debe cumplir el software de los fabricantes para una gestión documental adecuada, MOREQ2010. Las empresas del sector tienen plazo para presentar alegaciones hasta el día 29 de diciembre y desde AEDOC Digital se animó a participar en este proceso.

Fuente:
aedocdigital