La gestión documental digital genera importantes ahorros costes y además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo diaramente y ofrecer a sus clientes un mejor servicio.

La importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo son algunas de las tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes.

• Importación y archivo de documentos

La Solución de Gestión Documental de Kyocera está pensada para entornos empresariales en los que se reciben documentos, tanto en papel como en formato digital. Ofrece funciones de importación automáticas que garantizan la correcta ubicación para cada tipo de documento archivado.

Asimismo, el software puede integrarse en cualquier sistema empresarial. Todas las facturas, libros diarios, informes y otros documentos creados internamente por su ERP, CRM, etc., se almacenan automáticamente con Docuware en un mismo archivador. El reconocimiento de texto OCR identificará los datos de cada documento, palabras clave o códigos de barras, y permitirá archivarlos de manera organizada.

• Búsquedas de información

Docuware permite realizar búsquedas en segundos desde cualquier lugar, por palabras específicas, caracteres comodín, listas de selección, etc. De esta forma, podemos visualizar inmediatamente todos los documentos relacionados con un proceso empresarial. Se puede incluso buscar por cualquier término que aparece en la información. Con esta función, podremos encontrar el documento, insertando cualquier detalle que recordemos (por ejemplo, en el caso de una factura, nombre de un proveedor, una cantidad o un concepto.

• Flujos de trabajo

La manipulación manual de documentos, es una tarea susceptible de errores y que requiere mucho tiempo. Con la Solución de Gestión Documental de Kyocera se automatizan los procesos, transfiriendo los documentos en segundos. Los sellos y firmas digitales gestionan los procesos de autorización como si se trataran de los sellos y firmas que utilizamos sobre los documentos en papel.

Los usuarios reciben una lista de tareas individualizada para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas. Con esta solución puede saber inmediatamente dónde y en qué paso de la tramitación se encuentra un documento electrónico.