Se denomina Gestión Documental al conjunto de normas y técnicas que permiten administrar el tránsito de documentos de una entidad, del modo más racional y eficiente posible. El concepto administrar engloba varias acciones, todas necesarias: recuperar información, indicar la duración del almacenamiento de los documentos, eliminación de aquellos ya inútiles, seguridad para los más importantes.

Evidentemente, la gestión documental siempre ha supuesto una fuente de gastos (almacenes, conservación, mano de obra...), pero también una necesidad constante, por lo cual, en consonancia con el desarrollo tecnológico, hoy en día está solidamente implantado el concepto informático de Sistemas electrónicos de Gestión Documental.

En un Sistema de Gestión Documental, el elemento básico consiste en una Base de Datos (BD), dentro de la cual cada documento debe estar debidamente identificado, y además definirse qué partes componen el documento propiamente dicho y cuáles corresponden a datos de gestión interna.

Otros elementos constituyentes de un Sistema de Gestión Documental son:

• Hardware: periféricos destinados a la digitalización de los documentos originales (escáneres principalmente).
• Servidores: equipos informáticos a modo de alojamiento para la información anteriormente digitalizada. A éstos se conectarán otros equipos, llamados terminales, desde los cuales se podrá acceder o manipular la información.
• Comunicaciones: soporte físico y lógico que permite la transmisión de la información. Engloba el hardware, cableados, tarjetas de red, concentradores, etc; y también los protocolos de comunicación de redes (TCP/IP, etc).
• Software de gestión documental: aplicaciones o programas para facilitar los procesos de gestión de la documentación.

Para completar la descripción de los componentes de un Sistema de Gestión Documental, queda por citar al componente humano:

• Administradores, encargados de codificar e indexar la documentación dentro de los servidores, gestionando su ubicación y seguridad (claves de acceso).
• Usuarios, destinados a consultar la información contenida en la documentación alojada en los servidores, en función del perfil que se les haya asignado (también denominado Nivel de Seguridad).