Los beneficios directos de la Solución de Gestión Documental de Kyocera se hacen cada vez más evidentes:

• Ahorro de un tiempo de 30 minutos diarios en la búsqueda, por cada empleado, de la documentación en formato papel.
• Disminución en los gastos de un 5 a un 15 %.
• Aumento de la superficie útil en un 98 %.
• Reducción al mínimo de los errores de clasificación de la documentación.

Éstas son las ventajas destacadas por Roland Ruiz, Jefe de Gestión Documental de Kyocera. Todas ellas mejoran la eficiencia de cualquier entorno de trabajo.

• Por citar algún ejemplo, el reconocimiento OCR de ciertas palabras clave o de un código de barras puede determinar que ciertos documentos (facturas, libros diarios, informes…) se ubiquen en un mismo archivador de forma automática, sin ser necesaria la intervención de un empleado en la gestión de esta operación.
• Disponiendo de los permisos necesarios, otorgados por el administrador del sistema, la documentación es accesible, no sólo desde el puesto de trabajo, también desde cualquier lugar a través de Internet.
• Así mismo, los usuarios reciben listas de tareas individualizadas para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas.

Para hacer realidad todas estas funciones y beneficios, Kyocera ha desarrollado la Solución de Gestión Documental, que se compone de tres partes fundamentales:

• Software: a través de licencias del reconocido programa Docuware, del que Kyocera es distribuidor de referencia.
• Servicios profesionales: para diseñar los proyectos a medida de cada empresa, en función de sus necesidades y procesos de trabajo particulares.
• Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución, incluso para poder adaptarse al desarrollo de la propia empresa.

En definitiva, el concepto de “oficina automática y digital” puede beneficiar a empresas de todos los tamaños, independientemente del sector al que pertenezca.