Hoy en día las empresas tienen varios objetivos primordiales; reducir gastos, ser competitivas, agilizar su capacidad en los negocios, pueden ser algunos de ellos, pero con el advenimiento de la crisis, ciertos fines que al principio no eran tan preferentes han llegado a convertirse en aspectos a tener en cuenta y para ello hay que aplicarse, mediante determinadas técnicas de trabajo a obtener dichos fines.

Tal es el caso de la gestión y almacenamiento de datos y documentos. Esto puede utilizarse luego para conseguir nuevos clientes o fidelizar los que se tienen mediante ciertas estrategias de márkting más personalizadas.

Debemos pensar que las empresas basan su imagen en buena medida en sus documentos ya que éstos son el vehículo de comunicación entre ellas y si los dotamos de una tecnología adecuada pueden mejorar dicha imagen bien sea por medios electrónicos o medios físicos.

Por otra parte el ahorro también se puede aplicar en el hecho de controlar el número de copias que requieren los documentos a la hora de establecer el sistema de impresión  e incluso podemos cambiar el mismo por otro software que nos permita más flexibilidad en el trato con el cliente al enviarle más información como puede ser publicidad personalizada en las mismas facturas o documentos de uso común.