Los equipos de impresión Kyocera disponen de un sistema de contabilidad integrado que ofrece la posibilidad de definir códigos, para controlar el acceso de los usuarios y registrar los trabajos realizados.

Los códigos son numéricos y pueden tener hasta 8 dígitos. A cada código se le puede asignar un nombre de cuenta alfanumérico para describir o identificar más fácilmente a qué persona o departamento corresponde.

Las cuentas, también llamadas códigos ID, pueden crearse, editarse y eliminarse con cualquier método de los disponibles.

Una vez activado el sistema de contabilidad, el uso de códigos para acceder al equipo de impresión y a sus diferentes funciones es obligatorio.

También es posible activar la contabilidad sólo para determinadas funciones de manera individual (escaneado, copia, impresión, y fax).

Por cada cuenta se pueden especificar qué funciones del equipo pueden ser utilizadas (incluyendo el uso del color en los equipos de multifunción de color) y establecer límites máximos de uso.