¿Estamos más cerca del día en el que el Archivo de cualquier organización en realidad sea una sala acondicionada para alojar los servidores donde se almacena la información?
Podemos decir que actualmente nos encontramos en punto intermedio. Sigue siendo necesario imprimir documentos, pero cada vez más únicamente cuando es requerido.
En ámbitos profesionales más exigentes, prensa y editoriales, la tendencia camina hacia tiradas más cortas y más personalizadas, escenario más proclive a soluciones de este tipo.

Se han producido evidentes cambios en el sector de la impresión.
En el hardware, se ha impuesto el uso de la tecnología Láser frente a la de inyección de tinta, aportando velocidad, y por supuesto ahorro. La impresión a Color se ha extendido a más ámbitos, acotando cada vez más el mercado a las B/N, ofreciendo impresiones más personalizadas y atractivas.
Los equipos multifunción han ganado la partida a aquellos dedicados a un solo servicio, haciéndose con más del 60 % del mercado.
En el sector servicios, en entornos de oficina, se está imponiendo el concepto de la Gestión Documental. El hardware actual permite escanear y distribuir automáticamente los documentos digitalizados, optimizando la administración, el control de la gestión interna y la seguridad. Todo ello con la finalidad de lograr reducir los costes de impresión. Precisamente, ciertas soluciones de software permiten la aplicación de Servicios de Control de Costes por departamento.

La tendencia actual se dirige a un creciente interés en los llamados Servicios de Externalización de la gestión documental, en respuesta a estas necesidades emergentes (convertir costes fijos en variables, avanzar en la actualización tecnológica y profesionalizar dichas tareas).

Pero el principal cambio se ha producido en la “mentalidad”. Anteriormente distribuidores y jefes de informática únicamente prestaban atención al coste de adquisición de los equipos. Actualmente tiene mayor presencia el concepto de “coste por copia”.

Kyocera habla de “Políticas de Impresión”, término que engloba todas aquellas medidas dirigidas a sacar el mayor provecho posible de los recursos de impresión existentes en las empresas, reducir los costes y mejorar los procesos para ser más productivos, y que se ponen en conocimiento de los trabajadores de la empresa para que sean compartidas.

Algunas soluciones KYOCERA:

• Print Manager Plus: Solución de control de costes que permite la contabilidad de impresoras a diferentes niveles, desde empleado a unidad organizativa, incluso por proyectos.
• KYOcontrol: Solución integral de seguridad y contabilidad que permite contabilizar copias e impresiones y, según la versión, la función de FAX y de escaneo.
• KMNet for Accounting: permite contabilizar todas las opciones de los dispositivos (fax, scanner, copia e impresión).
• KYOroute: Solución para la aplicación de políticas de impresión que permite redirigir el trabajo al dispositivo más adecuado con objeto de reducir los costes.