Hasta hace bien poco, la ley obligaba a las empresas a conservar las facturas de los últimos cinco años en formato papel; a fin de poder hacer frente a las eventuales inspecciones por parte de Hacienda.
Los inconvenientes eran evidentes: consumo de tiempo, espacio y dinero en la administración de todo este caudal de información.
Desde abril de 2007, la Agencia Tributaria otorga el mismo valor legal a las facturas digitalizadas de forma certificada, con lo cual las empresas pueden desprenderse de la documentación en papel, digitalizándolas previamente mediante una Solución de Digitalización Certificada.

KYOcera eleva su apuesta en el ámbito de la Digitalización Certificada, esta vez enfocando directamente a la Facturación Electrónica.

• Integral: El cliente cuenta con un único proveedor a lo largo de todo el proceso de venta, instalación y mantenimiento. Además integra todos los elementos necesarios: escáner, controlador con software de digitalización y certificado digital en Token conectado en puerto USB.
• "Llave en mano": La solución de Kyocera es la única que incluye todos los elementos necesarios para realizar la digitalización certificada de una forma sencilla, en un solo equipo informático.

Gracias al escáner del equipo multifunción, podemos digitalizar las facturas y mandarlas al Controlador de digitalización para ser firmadas.
A continuación, con el certificado digital se garantiza que la digitalización de la factura es correcta e idéntica a la de papel, cumpliendo todos los requisitos que marca la Agencia Tributaria.
Seguidamente se almacenan las facturas de forma ordenada y sencilla, proporcionando las herramientas para su fácil localización.

Ventajas de la Solución KYOfactura Proveedores para su empresa

• El tiempo medio de gestión de una factura con digitalización certificada se reduce a 10 minutos, 3 menos que el dedicado a una factura en papel. 
• El espacio físico para conservar las facturas de los últimos cinco años se hace innecesario, con el consecuente ahorro de espacio, dedicándolo a otra cosa, y sobre todo de dinero.
• La factura se digitaliza, firma y almacena en una base de datos automáticamente; por ello se disminuye drásticamente el riesgo de extravío  de facturas. La factura en papel puede destruirse, y el documento queda fácilmente localizable mediante sistemas de búsqueda avanzada. Su sistema de copias de seguridad garantiza un duplicado de la base de datos. 
• Las facturas son localizadas en segundos. El sistema permite búsquedas avanzadas por cualquiera de los textos que incluya el documento (CIF, nº de factura, importe, concepto, etc). Las facturas e información registrada pueden ser exportadas fácilmente para facilitar la entrega de éstas para satisfacer auditorías o inspecciones de la Agencia Tributaria.
• La máquina encargada de la digitalización, por lo general una impresora multifunción, añade la posibilidad de realizar otras múltiples tareas, tales como copias, escaneado de otros documentos, imprimir o enviar faxes.

Otras ventajas adicionales de KYOfactura Proveedores

• Certificado exclusivo. Es específico para la factura electrónica, evitando así un uso indebido de éste; dicho de otro modo, impidiendo que se emplee para firmar otro tipo de documentos.
• Sellado de tiempo. Complemento de seguridad que garantiza el momento exacto en el que la firma del documento se produjo. Fundamental en casos de litigio.